Perchè le aziende devono usare sistemi OCR per documenti interni ed esterni?

Non c’è azienda in cui l’utilizzo di un sistema OCR per documenti di ogni tipo non sia ormai quasi obbligato. Questa tecnologia è praticamente passata, da una curiosità di efficienza limitata e applicazione ridotta, ad essere lo stato dell’arte dell’acquisizione dati da parte delle aziende, sostituendo progressivamente ogni altro metodo di data entry tradizionalmente utilizzato, con le positive ricadute su fatturati e tempi di lavoro che è facile immaginare. Nel sistema OCR per documenti, questi ultimi vengono fatti passare in un normale scanner, e un apposito software li trasforma da immagini a veri e propri testi in formato digitale, pronti per essere utilizzati, modificati, indicizzati e archiviati.

Uno degli utilizzi primari dei sistemi OCR per documenti è infatti proprio quello di ridurre i costi legati alla riscrittura dei documenti, alla loro organizzazione e archiviazione, e in generale alle procedure di data entry manuali. Inoltre, i documenti digitalizzati possono essere facilmente indicizzati e archiviati, e quindi anche recuperati con grande rapidità, il che ha effetti positivi sui tempi di servizio al cliente e in generale sui flussi di lavoro. Inoltre, poiché crea file digitali che possono quindi essere protetti in maniera molto semplice, un sistema OCR per documenti è anche un grosso aiuto per quanto riguarda la privacy e la sicurezza della documentazione riservata.

Ma naturalmente questo non è tutto. Riducendo i tempi, un sistema OCR per documenti riduce immediatamente anche i costi, oltre a permettere di risparmiare sull’assunzione di personale deputato alla trascrizione di documenti, e allo stesso tempo di garantire, specialmente con le versioni più recenti, un grado di precisione e un margine d’errore enormemente migliori rispetto alle prestazioni anche dei più abili operatori umani. Si possono usare sistemi OCR per documenti di qualsiasi genere, anche legati a settori specifici come l’architettura o la contabilità, utilizzando apposite funzioni in grado di interpretare anche i segni non alfabetici e di trasformare davvero i fogli di carta in documenti digitali.

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