Non c’è azienda in cui l’utilizzo di un sistema OCR per documenti di ogni tipo non sia ormai quasi obbligato. Questa tecnologia è praticamente passata, da una curiosità di efficienza limitata e applicazione ridotta, ad essere lo stato dell’arte dell’acquisizione dati da parte delle aziende, sostituendo progressivamente ogni altro metodo di data entry tradizionalmente utilizzato, con le positive ricadute su fatturati e tempi di lavoro che è facile immaginare. Nel sistema OCR per documenti, questi ultimi vengono fatti passare in un normale scanner, e un apposito software li trasforma da immagini a veri e propri testi in formato digitale, pronti per essere utilizzati, modificati, indicizzati e archiviati.
Uno degli utilizzi primari dei sistemi OCR per documenti è infatti proprio quello di ridurre i costi legati alla riscrittura dei documenti, alla loro organizzazione e archiviazione, e in generale alle procedure di data entry manuali. Inoltre, i documenti digitalizzati possono essere facilmente indicizzati e archiviati, e quindi anche recuperati con grande rapidità, il che ha effetti positivi sui tempi di servizio al cliente e in generale sui flussi di lavoro. Inoltre, poiché crea file digitali che possono quindi essere protetti in maniera molto semplice, un sistema OCR per documenti è anche un grosso aiuto per quanto riguarda la privacy e la sicurezza della documentazione riservata.
Ma naturalmente questo non è tutto. Riducendo i tempi, un sistema OCR per documenti riduce immediatamente anche i costi, oltre a permettere di risparmiare sull’assunzione di personale deputato alla trascrizione di documenti, e allo stesso tempo di garantire, specialmente con le versioni più recenti, un grado di precisione e un margine d’errore enormemente migliori rispetto alle prestazioni anche dei più abili operatori umani. Si possono usare sistemi OCR per documenti di qualsiasi genere, anche legati a settori specifici come l’architettura o la contabilità, utilizzando apposite funzioni in grado di interpretare anche i segni non alfabetici e di trasformare davvero i fogli di carta in documenti digitali.
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