Per mettere ordine nella corrispondenza, separa prima buste, lettere e cartoncini, poi ordina ogni gruppo per formato. Usa divisori con etichette leggibili e tieni il contenitore vicino alla scrivania o al materiale che utilizzi per preparare le spedizioni.
Separa i materiali prima di ordinarli
Non affidarti soltanto alle dimensioni. Crea una prima distinzione in base al tipo e all’uso:
- buste vuote, da dividere poi per formato;
- lettere e fogli da spedire, separati dalla corrispondenza già ricevuta;
- cartoncini, inviti o supporti rigidi, che possono avere spessori e misure diverse.
Se conservi anche documenti ricevuti, assegnagli uno spazio distinto da quello riservato al materiale ancora da utilizzare. In questo modo non confondi ciò che deve essere archiviato con ciò che serve per preparare una nuova spedizione.
Ordina separatamente i formati A e C
Le sigle non indicano tutte lo stesso tipo di prodotto. La serie A comprende soprattutto fogli e documenti; la serie C è usata principalmente per le buste. Per questo è meglio creare due sequenze separate: per i fogli puoi procedere da A6 ad A5 e A4, mentre per le buste puoi ordinare C6, C5 e C4.
| Formato | Dimensioni | Riferimento pratico |
|---|---|---|
| A4 | 210 × 297 mm | Foglio o documento di uso comune |
| A5 | 148 × 210 mm | Foglio più piccolo, spesso ricavato da un A4 piegato |
| A6 | 105 × 148 mm | Cartoncino, cartolina o invito di piccolo formato |
| C4 | 229 × 324 mm | Busta per un foglio A4 non piegato |
| C5 | 162 × 229 mm | Busta per un A5 o per un A4 piegato a metà |
| C6 | 114 × 162 mm | Busta per un A6 |
Questi abbinamenti sono riferimenti utili, ma non sostituiscono la verifica del materiale reale. Se un cartoncino è spesso, sagomato o non standard, misura altezza e larghezza e scegli il divisore in base all’ingombro effettivo. Lascia inoltre spazio sufficiente per inserire ed estrarre i contenuti senza piegarli.
Prepara divisori ed etichette
Per ogni gruppo crea divisori abbastanza rigidi, in cartoncino rinforzato o in plastica. Scrivi sull’etichetta sia il tipo sia il formato: per esempio Buste C5, Lettere A4 o Cartoncini A6. Se possiedi molti materiali, puoi aggiungere una seconda distinzione basata sull’uso, come “quotidiano”, “commerciale” o “occasionale”.
I colori possono aiutarti a riconoscere più velocemente le sezioni, ma devono restare coerenti. Scegli un colore per ogni tipo di materiale oppure usa lo stesso colore per tutti i divisori e differenzia soltanto le etichette. Evita di usare un codice troppo complesso: deve essere comprensibile anche quando cerchi un formato di fretta.
Posiziona l’archivio vicino alla postazione
Colloca il porta-documenti sulla scrivania, in un cassetto vicino o accanto alle buste e agli strumenti per la corrispondenza. Metti nella parte più accessibile i formati che usi più spesso e sposta quelli occasionali nei divisori posteriori.
Un contenitore a più scomparti è sufficiente per una quantità ridotta di materiale. Se l’archivio cresce, usa un raccoglitore o una cassettiera con divisori più ampi, senza riempire ogni sezione oltre la sua capacità. Un divisore troppo pieno rende difficile prelevare i documenti e può deformare buste e cartoncini.
Mantieni il sistema aggiornato
- Raccogli tutto il materiale sparso sulla scrivania.
- Separa buste, lettere, cartoncini e documenti da conservare.
- Misura i formati non riconoscibili e ordina ogni gruppo.
- Prepara divisori con etichette chiare.
- Metti davanti i materiali più usati e controlla periodicamente che ogni elemento sia nello scomparto corretto.
Quando acquisti un nuovo formato, aggiungi subito un divisore oppure inseriscilo nella sezione più adatta solo dopo aver verificato le dimensioni. Le misure di riferimento per le serie A e C e alcuni abbinamenti tra fogli e buste sono riportati nelle guide ai formati standard della carta e alle misure delle buste.